Les Poètes de la Montérégie

Plus de 28 ans de rencontres avec des amis de la poésie

Statuts et règlements

Section I Généralités

N.B. La forme masculine employée de façon générique désigne aussi bien lorsqu’il y a lieu, les femmes que les hommes.

  Article 1 – Association
1.1- Le cercle forme une corporation à but non lucratif légalement constituée en vertu de la troisième partie de la « Loi des compagnies du Québec » enregistrée au REQ sous le no 1165038341.
  Article 2 – Nom
2.1- Le nom de l’association selon la charte provinciale : Poètes de la Montérégie (Chambly)inc.
2.2- Par la suite, le cercle a réduit sa désignation à « Poètes de la Montérégie ».
  Article 3 – Territoire
3.1- Les membres sont résidents de la Montérégie.
  Article 4 – Siège social
4.1- L’adresse de la corporation est celle du secrétaire ou par défaut du président ou bien de l’établissement où est logé le Cercle.
  Article 5 – Mission
5.1- La mission du cercle est de de favoriser l’écriture de la poésie de ses membres et de promouvoir la poésie sous toutes ses formes, par toutes sortes d’activités connexes.
  Article 6 – Action
6.1- Le cercle regroupe mensuellement ses membres. Il les encourage à écrire de nouveaux poèmes et à les partager lors de ces rencontres, il y permet aussi des échanges poétiques.
6.2- Les poèmes des membres peuvent servir éventuellement à un récital collectif ou à l’impression d’un recueil collectif.  Le consentement explicite de chaque auteur est requis dans tous les cas. Les dits poèmes demeurent la propriété de leur auteur respectif.
6.3- On suggère que la lecture d’un texte soit d’environ 2 minutes dans une introduction brève et judicieuse; nécessaire à la compréhension du poème.
  Article 7 – Année d’exercice des activités du cercle
7.1- Les activités débutent en septembre et se terminent en juin.
7.2- L’année comporte donc dix réunions mensuelles se tenant d’ordinaire le samedi du mois déterminé en assemblée générale.
    Section II Membres
  Article 8 – Membre régulier
8.1- Il paie sa cotisation lors de l’assemblée générale annuelle
8.2- Il participe par sa création poétique aux rencontres du cercle.
8.3- Il a le droit de voter lors de toutes les assemblées.
8.4- Il peut participer aux récitals et aux activités du cercle.
8.5- Un membre régulier doit assister à 50 % des rencontres du samedi.  Les absences doivent être justifiées. Il doit envoyer un ou deux poèmes pour démontrer sa participation au Cercle. Le Cercle tiendra compte des cas de force majeure : hospitalisation, maladie.
8.5.1- Un membre qui prévoit ne pouvoir participer à une rencontre doit avertir par courriel le président ou un membre du C.A. par courriel ou par téléphone deux jours à l’avance, si possible.
8.5.2- On encourage fortement les membres à placer leurs poèmes sur le site, si possible, et ce, même s’ils prévoient être absents à la rencontre.  Il serait bon aussi d’apporter une copie papier en cas de bris technique.
  Article 8.6 – Nombre de membres
8.6.1 Le nombre de membres réguliers ne devrait pas dépasser 20.
  Article 9.0 – Membre partenaire
9.1 Le membre partenaire appuie la mission du Cercle sans y participer par une présence continue aux rencontres mensuelles.  Dans le cas d’un poète, il a droit de publier un poème lors de la parution d’un recueil de poésie. Les autres membres non poètes, seront invités à nos récitals et autres activités de poésie. La cotisation d’un membre partenaire est fixée à 65 $. 
  Article 10 – Membre honoraire
10.1- Tout membre ayant œuvré pendant 10 ans au cercle ou une personne de notoriété publique qui a contribué à la mission première du cercle par des services notables.
10.2- Les désignations se font par le C.A. ce qui n’empêche pas les autres membres de suggérer le nom d’un membre qui aurait été oublié.
10.3- La désignation doit ensuite être approuvée à la majorité par l’assemblée générale.
10.4- Le membre honoraire peut assister aux réunions mensuelles, mais n’a pas voix aux décisions.
10.5- Il peut lire un poème de son cru si le temps le permet.
10.6- Il peut soumettre des poèmes au comité de lecture de la publication dans les délais prévus et a le privilège de publier une page sur approbation de ce comité.
  Article 11 – Invité
11.1- Une personne peut être invitée par un membre régulier après en avoir prévenu l’animateur au moins trois jours avant la rencontre et avoir soumis un poème pour affichage à l’écran.
11.2- Elle n’a pas voix délibérative aux discussions.
11.3- Elle peut, si le temps le permet lire un poème de son cru.
11.4 Si l’invitée est de la Montérégie et veut se joindre au cercle, elle en fait la demande en plaçant sur le site Les amis des poètes de la Montérégie, trois poèmes dont deux de son cru et un portant sur l’un des vers déclencheurs du mois précédent.
11.5- Si le C.A. le juge à propos, son nom sera inscrit sur une liste d’attente.
Section III Administration
  Article 12 – Cotisation
12.1- Le montant de la cotisation est le même pour tous les membres réguliers.
12.2- Le montant est fixé par le C.A. au début de chaque année fiscale et entériné par l’assemblée.
12.3- Le montant est fixé par le C.A. et entériné par l’assemblée, à la rencontre de janvier et les membres seront informés des changements.
12.4- La cotisation est versée en janvier lors de l’AGA.
  Article 13 – Démission
13.1- Toute démission d’un membre doit être envoyée par écrit au secrétaire du cercle sans attendre de remboursement ou de dédommagement pour les services rendus.
  Article 14 – Suspension et radiation
14.1- Le conseil administratif peut suspendre ou radier tout membre du cercle dont la conduite est préjudiciable au cercle.
  Article 15 – Composition
15.1- L’assemblée des membres est composée de tous les membres réguliers du cercle.
  Article 16 –Vote
16.1- Chaque membre régulier a droit à un vote. Le président d’assemblée ne vote pas, sauf en cas d’égalité.
16.2- Le vote par procuration n’est pas autorisé.
16.3- Le vote se prend à main levée à moins que le scrutin secret ne soit demandé par une proposition dûment appuyée.
16.4- Le vote par Internet ou par téléphone n’est pas valide.
  Article 17 – Assemblée annuelle et et autres rencontres 
17.0- Il existe quatre types de rencontres :1) Les rencontres de lecture d’un samedi du mois et trois assemblées générales administratives : 2) L’assemblée générale annuelle, 3) L’assemblée d’élection du C.A. en mai et 4) l’assemblée spéciale demandée pour débattre une question urgente.
17.1- L’assemblée du cercle pour les élections du prochain C.A. se tient en mai et les mandats prennent effet à la fin juillet.
17.2- L’assemblée générale annuelle du cercle se tient en janvier
17.3- Tous les membres sont tenus d’y assister.
17.4- La convocation se fait par Internet, ou par téléphone.
17.5- Pour assurer un esprit de continuité, une année on procède à l’élection du président, du trésorier et du conseiller sortant pour un mandat de 2 ans. L’année suivante, on élit un vice-président, un secrétaire et de l’autre conseiller sortant, pour un mandat de 2 ans. On en profite aussi pour combler les postes vacants.
17.6- La mise en candidature préalable à l’élection des officiers est annoncée en avril, et peut se faire jusqu’aux élections de mai.
17.7- L’élection se fait au scrutin secret.
17.8- Dans le cas où il n’y a qu’un seul candidat pour un poste donné, il est élu par acclamation.
17.9- en cas d’égalité des voix, on procède à un nouveau scrutin.
17.10- Le C.A. peut coopter un membre pour combler un poste devenu vacant, le poste étant officiellement comblé par une élection par la suite.
   Article 18 – Quorum
18.1- Le quorum pour une assemblée générale ou une assemblée spéciale est constitué des membres réguliers présents.
  Article 19 – Pouvoirs de l’assemblée des membres
19.1- Les membres réguliers réunis en assemblée générale ou spéciale décident des politiques et orientations générales du cercle en tenant compte de sa mission fondamentale et de ses traditions.
  Article 20 – Assemblée spéciale
20.1- Elle est convoquée par le secrétaire sur demande du C.A. ou d’au moins trois membres.
20.2- L’avis de convocation se fait par Internet ou par téléphone au moins 3 jours à l’avance.
Section IV Conseil d’administration
  Article 21 – Composition et mandat
21.1- Le conseil d’administration est composé de six membres réguliers élus lors de l’assemblée annuelle du cercle.
21.2- La durée du mandat des administrateurs est de deux ans.
21.3- Un officier ne peut occuper un même poste plus de 4 ans consécutifs, à moins qu’aucun membre n’accepte d’être mis en nomination.
  Article 22 – Vacance
22.1- Si une vacance est crée parmi les membres du C.A. elle est comblée par une élection lors d’une assemblée spéciale des membres.
22.2- L’officier ainsi élu termine le mandat de son prédécesseur.
  Article 23 – Quorum du C.A.
23.1- Normalement le quorum est constitué des membres présents à la rencontre du C.A.
23.2- Pour les affaires courantes et les affaires urgentes le quorum du C.A. est de trois officiers.
  Article 24 – Pouvoir du C.A.
24.1- Il gère les affaires du cercle.
24.2- Il voit à l’exécution des tâches et des mandats qui lui sont confiés par l’assemblée des membres.
 24.3- Il ne peut modifier les statuts sans consulter l’assemblée des membres.
  Article 25 – Réunions du C.A.
25.1- Le C.A. se réunit aussi souvent que jugé nécessaire sur demande du président ou d’au moins deux membres du C.A.
25.2- La convocation se fait par Internet ou par téléphone, à moins d’urgence, 3 jours à l’avance.
Section V Officiers du C.A.
  Article 26 – Président
26.1- Il préside les assemblées du C.A.
26.2- Il fait partie ex officio de tous les comités d’études de services du cercle.
26.3- Il surveille les décisions du C.A. et leur exécution.
26.4- Il signe avec le secrétaire les documents qui engagent le cercle.
26.5- Il est le premier porte-parole de l’organisme.
  Article 27 – Vice-président
27.1- En cas d’absence ou d’incapacité du président, le vice-président le remplace et exerce alors tous les pouvoirs et toutes les prérogatives du président.
27.2- Il peut se voir confier par le président ou par le C.A. des charges et des responsabilités particulières.
  Article 28 – Secrétaire
28.1- Il rédige et conserve les procès-verbaux de toutes les assemblées des membres et du C.A.
28.2- Il garde et tient à jour les archives du cercle, procès-verbaux, registres des membres et des administrateurs.
28.3- Il signe avec le président les documents pour tout engagement du cercle.
28.4- Il rédige les rapports requis par les diverses lois et autres documents ou lettre pour le cercle.
28.5- Il exécute toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par le C.A.
  Article 29 – Trésorier
29.1- Il a la charge et la garde des fonds et des livres de comptabilité du cercle.
29.2- Il consigne les recettes et les déboursés du cercle dans un ou des livres appropriés à cette fin
29.3- Il prépare un bilan à soumettre à l’assemblée générale, ainsi qu’éventuellement le budget soumis à l’assemblée générale annuelle en fin d’exercice ou en décembre.
29.4- Il est cosignataire des chèques courants avec le président.
29.5- dépose les deniers du cercle dans une institution financière déterminée par le C.A
  Article 30 – Conseiller (2 membres du C.A. sont conseillers)
30.1- Il agit à titre de conseiller lors des assemblées du C.A.
30.2- Il remplit les fonctions que lui attribue le C.A.
30.3- Il est élu pour un mandat de 2 ans lors de l’assemblée générale de mai.
30.4- Son mandat est renouvelable au gré de l’assemblée générale en tenant compte de la restriction de l’article 21.3.
  Section VI Points spéciaux
  Article 31 – Année financière
31.1- L’année financière se termine le 31e jour du mois de décembre de chaque année.
31.2- Au besoin le C.A. retient les services d’un comptable vérificateur.
31.3- À l’assemblée générale annuelle, le trésorier présente les états financiers de l’année écoulée.
  Article 32 – Signatures
32.1- Tous les chèques, billets, ou autres effets de commerce, contrat engageant le Cercle ou le favorisant doivent être signés par le président et le trésorier.
32.1- Tous les chèques, billets, ou autres effets de commerce, contrat engageant le Cercle ou le favorisant doivent être signés par le trésorier et une autre personne autorisée du C.A.
32.2- Le C.A. peut désigner tout autre membre du C.A. par résolution pour exercer ce mandat.
32.3- Tout chèque payable au Cercle doit être déposé au compte du cercle à l’institution bancaire que le C.A. aura déterminée.
  Article 33 – Comités
33.1- Le C.A. peut établir des comités auxquels il délègue les pouvoirs qu’il juge à propos.
33.2- La composition de ces comités est déterminée par le C.A.
  Article 34 – Productions
34.1- le C.A. garde un droit de regard sur la production du groupe en tant qu’entité représentative des membres-poètes.
  Article 35 – Logo
35.1- Le logo identifie le cercle. Le motif central est un faisceau de plumes, symboles traditionnels de l’écrivain. Distribuées en forme de cœur les plumes évoquent le moyen d’expression du poète. La fleur centrale, rose des vents,  symbolise le voyage poétique. Le cercle des personnes rappelle l’esprit d’équipe et de fraternité.
  Article 36 – Rémunération et contributions
 36.1- Les officiers ne sont pas rémunérés pour leurs services mais les dépenses encourues dans le cadre de leurs fonctions sont remboursées sur présentation de pièces justificatives
36.2- Le cercle peut contribuer pécuniairement à encourager des groupes ou des publications qui sont connexes à sa mission au jugement et à la décision du C.A.
  Article 37 – Modifications et amendements
37.1- Conformément aux exigences de la loi sur les compagnies, le C.A. a le pouvoir de modifier les présents statuts.
37.2- Ces modifications devront être soumises au vote pour approbation en assemblée générale annuelle.
37.3- lors de l’assemblée générale toute abrogation, ajout ou modification devront être ratifiés par les deux tiers des membres présents.  À défaut d’une telle majorité, cette modification cessera ce jour-là d’être en vigueur.
37.4- Des amendements présentés en bonne et due forme sont soumis au vote lors de l’assemblée générale annuelle ou une assemblée générale spéciale.
  Article 38 –Dissolution
38.1- Advenant une dissolution du cercle tout le reliquat de ses biens sera distribué à un ou plusieurs organismes à but non lucratif poursuivant des buts et objectifs apparentés ou similaires à ceux du cercle.
Version en vigueur depuis le 1er décembre 2012

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